Groupe d’analyse / Analysis Group Avis de confidentialité pour les candidats basés au Québec
Dernière mise à jour : 25 mars 2024
À propos de ce document
Bienvenue chez Groupe d’analyse et merci de l'intérêt que vous portez à notre organisation ! Groupe d’analyse s'engage à protéger et à respecter vos renseignements personnels. Le présent Avis de confidentialité à l'intention des candidats basés au Québec (l'« Avis ») décrit la façon dont Groupe d'analyse Ltée / Analysis Group Ltd. et nos entités affiliées (« Groupe d’analyse », « GA », « nous », « notre », « nos ») recueillent, utilisent, partagent et traitent les renseignements personnels des recrues et des candidats basés au Québec (« vous », « votre »).
L’Avis n'est pas destiné à remplacer d'autres avis ou divulgations que nous pouvons vous fournir dans le cadre du processus de candidature ou de votre rôle au sein de notre organisation, lesquels auront préséance sur l’Avis en cas d’incompatibilité.
En acceptant notre Avis ou en nous fournissant des renseignements personnels après avoir eu l'occasion de consulter notre Avis, vous consentez à ce que nous traitions vos renseignements personnels conformément à notre Avis.
1. Comment contacter notre équipe de protection des renseignements personnels ?
Si vous avez des questions concernant l’Avis ou la manière dont nous traitons vos renseignements personnels, ou si vous souhaitez exercer l'un de vos droits en vertu des lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, vous pouvez contacter notre équipe de protection des renseignements personnels de à l'adresse AGPrivacy@analysisgroup.com.
2. Comment allons-nous utiliser vos renseignements personnels ?
Lorsque vous postulez pour travailler avec nous ou l'une de nos sociétés affiliées, que vous assistez à l'un de nos événements de recrutement ou que vous interagissez d’une autre manière avec nous en tant que candidat, nous traiterons vos renseignements personnels conformément au présent Avis et aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.
2.1. Comment et auprès de qui recueillons-nous vos renseignements
personnels ?
Bien que nous recueillions souvent vos renseignements personnels directement auprès de vous, nous pouvons également recueillir certains renseignements personnels auprès d'employeurs précédents ou actuels, de références, de recruteurs, via les réseaux sociaux liés à l'emploi (tels que LinkedIn) et de sources accessibles au public. Nous pouvons également recueillir ces renseignements par l'intermédiaire de fournisseurs de services et d'autres tiers qui les recueillent en notre nom, tels que les fournisseurs de communications, les fournisseurs de gestion de rendez-vous et les fournisseurs d'applications (par exemple, iCIMS).
Lorsque nous recueillons des renseignements personnels directement auprès de vous aux fins du processus de candidature, nous présumons que vous fournissez ceux-ci volontairement. Vous n'êtes pas obligé de nous fournir ces renseignements. Si vous ne fournissez pas les renseignements personnels, il se peut que nous ne soyons pas en mesure d'évaluer vos qualifications professionnelles ou de faire une évaluation pleinement éclairée de votre capacité à occuper le poste pour lequel vous avez postulé.
2.2. Pourquoi avons-nous besoin de vos renseignements personnels ?
Nous utilisons les renseignements personnels que nous recueillons dans le cadre du recrutement ou des demandes d'emploi aux fins suivantes :
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Pour communiquer avec vous |
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Pour évaluer votre candidature |
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Pour effectuer des vérifications liées à votre candidature |
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Améliorer nos processus de recrutement et d'embauche |
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Pour nous conformer à nos obligations légales |
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Veuillez noter que si vous acceptez une offre d'emploi de notre part, nous pouvons transférer vos renseignements personnels dans votre dossier employé.
2.3. Accès et communication de vos renseignements personnels
Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec certains tiers comme indiqué ci-dessous :
- Au sein de Groupe d’analyse : Nous partageons des renseignements personnels relatifs aux recrues et aux candidats à un emploi au sein de notre famille d'entreprises à des fins administratives internes et à des fins conformes à l’Avis. Par exemple, l'entité responsable de l'offre d'emploi peut partager des renseignements personnels sur un candidat avec une autre de nos entités qui participe à nos décisions en matière de recrutement et d'emploi à l'échelle de l'organisation.
- Fournisseurs de services : Nous engageons des recruteurs, des fournisseurs de services en matière de gestion des offres d'emploi, des fournisseurs de vérification des antécédents et des références (lorsque la loi applicable le permet) et d'autres fournisseurs de services pour exécuter certaines fonctions en notre nom dans le cadre de l'utilisation des renseignements personnels décrits à la section 2.2 ci-dessus.
- Droits et autres obligations: Nous pouvons divulguer des renseignements personnels à des tiers, tels que des auditeurs internes et externes. Nous pouvons également divulguer des renseignements personnels à des tiers, tels que des conseillers juridiques et des forces de l'ordre, lorsque nous sommes légalement tenus de le faire ou si nous croyons raisonnablement qu'une telle action est nécessaire pour (i) nous conformer à la loi applicable et aux demandes raisonnables des autorités ; (ii) détecter et enquêter sur les activités illégales et les violations de contrats ou de politiques internes ; (iii) exercer ou protéger nos droits et nos biens, ainsi que les droits, la propriété et la sécurité de notre personnel, de nos visiteurs ou d'autres personnes ; et/ou (iv) dans le cadre de la détermination, de l'exercice ou de la défense de réclamations.
Dans chaque cas, nous veillerons à ce que les renseignements personnels ne soient divulgués qu'en cas de besoin et, dans la mesure du possible, sous réserve de mesures de protection de la confidentialité appropriées.
Veuillez noter que, compte tenu de nos fonctions centralisées de recrutement et de ressources humaines, vos renseignements personnels seront conservés et hébergés dans des serveurs situés à l'extérieur de la province de Québec.
2.4. Pendant combien de temps conserverons-nous vos renseignements personnels ?
Nous conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps qu'il est raisonnablement nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles ils ont été recueillis.
Nous pouvons conserver vos renseignements personnels pendant une période plus longue, par exemple lorsque cela est nécessaire pour nous conformer à nos obligations légales, réglementaires, fiscales et comptables de détenir ou conserver des informations ou des dossiers, ou pour établir, exercer ou défendre des réclamations.
3. Mesures de sécurité et risques inhérents
Nous prenons des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos renseignements personnels. Plus précisément, nous avons mis en place des mesures de protection physiques, techniques et administratives pour assurer la protection de vos renseignements personnels.
Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels que vous nous transmettez ou que vous nous fournissez. Vous le faites à vos propres risques.
Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ont été compromis, veuillez communiquer avec notre équipe de protection des renseignements personnels.
4. Quels sont vos droits concernant vos renseignements personnels ?
Vous disposez de plusieurs droits en ce qui concerne vos renseignements personnels. Plus précisément, vous disposez des droits suivants :
4.1. Accès à vos renseignements personnels
Vous pouvez nous demander si nous détenons des renseignements personnels à votre sujet et, si oui, vous pouvez demander d’avoir accès à ces renseignements personnels.
4.2. Rectification
Vous pouvez nous demander de corriger tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons à votre sujet.
4.3. Retrait du consentement
Vous pouvez retirer votre consentement à l'utilisation future de vos renseignements personnels. Veuillez noter que si vous refusez de donner votre consentement ou si vous retirez votre consentement, il se peut que nous ne soyons pas en mesure d'évaluer votre candidature et, par conséquent, que vous soyez disqualifié du processus de recrutement auquel vous avez postulé.
Si vous ne souhaitez plus recevoir de communications promotionnelles, vous pouvez également utiliser le lien de désabonnement contenu dans chacune de ces communications pour ne plus recevoir d’autres courriels promotionnels.
4.4. Portabilité
À compter du 22 septembre 2024, vous pouvez demander que les renseignements personnels que vous nous avez fournis à votre sujet vous soient communiqués ou soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
5. Comment pouvez-vous exercer vos droits ?
Pour exercer l'un de vos droits, veuillez contacter notre équipe de protection des renseignements personnels à l'adresse AGPrivacy@analysisgroup.com.
Notre équipe de protection des renseignements personnels devra confirmer votre identité avant de pouvoir traiter votre demande.
Veuillez également noter que les droits ci-dessus ne sont pas absolus et que nous nous réservons le droit de refuser des demandes lorsque des exceptions s'appliquent ou lorsque les conditions d'exercice de ces droits n'ont pas été remplies.
6. Comment pouvez-vous déposer une plainte concernant notre traitement de vos renseignements personnels ?
Nous prenons très au sérieux les demandes de renseignements, les plaintes et les commentaires concernant notre traitement de vos renseignements personnels.
Nous vous encourageons à communiquer avec notre équipe de protection des renseignements personnels au AGPrivacy@analysisgroup.com si vous avez des questions ou des préoccupations concernant les questions de protection des renseignements personnels afin que nous puissions trouver une solution ensemble.
Toutefois, vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec à l'aide du formulaire disponible ici.
7. Sites de tiers
L’Avis ne s'applique pas aux sites internet, pages ou applications tiers auxquels vous pouvez accéder pendant le processus de recrutement, et nous ne sommes pas responsables de ces services tiers. Ces sites ou services tiers auront probablement leurs propres politiques de confidentialité que vous devriez consulter avant de soumettre vos renseignements personnels.
8. Modifications apportées au présent Avis
Nous mettrons à jour cet Avis de temps à autre, à notre seule discrétion, pour refléter les changements dans nos pratiques commerciales ou dans les lois applicables. Lorsque nous apporterons des modifications au présent Avis, nous modifierons la date de « Dernière mise à jour » au début de l’Avis. Si nous apportons des modifications importantes au présent Avis, nous vous en informerons par le biais des canaux de communication appropriés. Toutes les modifications entreront en vigueur à la date spécifiée dans l'avis de modification concerné.
9. Approbation et date d'entrée en vigueur
Le présent Avis a été approuvé par le responsable de la protection des renseignements personnels le 22 mars 2024 et entre en vigueur le 25 mars 2024.