Analysis Group déclaration de confidentialité pour les candidats à un emploi dans l'UE et au Royaume-Uni

(Dernière mise à jour : août 2022)

Bienvenue sur le site d’Analysis Group et merci de l’intérêt que vous portez à notre organisation ! Analysis Group s'engage à protéger et à respecter votre vie privée. La présente déclaration de confidentialité pour les candidats à un emploi (" Déclaration ") explique comment les données personnelles des candidats à un emploi et des personnes participant à des événements de recrutement dans l'Union européenne et au Royaume-Uni (" vous ", " votre ") sont collectées, utilisées, partagées et autrement traitées, et quels sont vos droits par rapport aux données personnelles que nous détenons.

Le présent avis de confidentialité ne constitue pas un contrat et ne crée aucun droit ou obligation juridique.  Cet avis de confidentialité n'est pas non plus destiné à remplacer d'autres avis ou déclarations que nous pouvons vous fournir en rapport avec votre rôle dans notre organisation, qui remplaceront toute déclaration contradictoire contenue dans cet avis de confidentialité.

Qu'est-ce que les données personnelles ?

Lorsque nous utilisons le terme "données personnelles" dans cette Déclaration, nous entendons les informations qui identifient, concernent, décrivent, individualisent de manière unique, sont raisonnablement susceptibles d'être associées ou pourraient raisonnablement être liées, directement ou indirectement, à une personne donnée.  Cela n'inclut pas les informations agrégées ou anonymisées qui sont conservées sous une forme qui ne peut pas être associée ou raisonnablement liée à une personne particulière.

Contrôleur

Aux fins des lois sur la protection des données en vigueur au Royaume-Uni, dans l'UE et dans ses États membres, en particulier le Règlement général sur la protection des données (" RGPD "), et la loi britannique sur la protection des données de 2018 (" DPA "), selon le cas, l'entité Analysis Group qui vous propose un emploi pour lequel vous postulez est le contrôleur de vos données personnelles.  Les termes " Analysis Group ", " nous " ou " notre " dans la présente Déclaration font référence à cette entité.

Les entités d'Analysis Group situées en Europe sont :

• Analysis Group Ltd, 1 Angel Court, Londres EC2R 7HJ, Royaume-Uni
• Analysis Group srl, Rue Belliard 40, 1040 Bruxelles, Belgique
• Analysis Group SAS, 35 boulevard des Capucines, 75002 Paris, France

En raison des structures de propriété et de gestion d'Analysis Group (dont les fonctions RH sont généralement basées aux États-Unis), Analysis Group, Inc, une société américaine immatriculée dans le Massachusetts, agit en tant que contrôleur conjoint de vos données personnelles et est soumise au RGPD, au DPA et aux autres lois de protection des données des États membres de l'UE en ce qui concerne son traitement des données personnelles relatives aux candidats à l'emploi de l'UE et du Royaume-Uni.  Analysis Group, Inc. est situé 111 Huntington Avenue, Boston, MA 02199, USA. 

Comment nous collectons vos données personnelles

Le plus souvent, nous collectons les données personnelles décrites ci-dessous directement auprès de vous, par exemple lorsque vous soumettez des données personnelles dans des formulaires de candidature et des lettres de motivation ou lorsque vous vous présentez à un entretien. Nous pouvons également recueillir certaines données personnelles auprès d'employeurs précédents, de références, de recruteurs et de notre compte LinkedIn Recruiter qui nous permet de vous visualiser et de vous contacter en tant que candidat potentiel. En outre, nous pouvons également collecter des données personnelles par l'intermédiaire de fournisseurs de services et d'autres tiers qui les collectent en notre nom, tels que des fournisseurs de communications, des fournisseurs d'horaires et des fournisseurs d'applications (par exemple, iCIMS).

Lorsque nous recueillons des données personnelles directement auprès de vous aux fins de la procédure de candidature, vous fournissez les données personnelles volontairement. Vous n'êtes pas obligé de nous fournir ces informations. Si vous ne fournissez pas les données personnelles, il se peut que nous ne soyons pas en mesure d'évaluer vos qualifications professionnelles ou de procéder à une évaluation pleinement informée de votre capacité à occuper le poste pour lequel vous avez postulé.

Types de données personnelles que nous collectons

Nous sommes susceptibles de collecter les types suivants de données personnelles vous concernant :

• coordonnées, y compris nom, adresse(s) électronique(s), numéros de téléphone et adresse(s) postale(s) ;
• les enregistrements des communications et des interactions que nous avons eues avec vous ;
• des informations biographiques, éducatives et sociales, y compris :
• votre nom, votre titre, votre sexe, votre nationalité, votre date de naissance et votre lieu de naissance ;
• vos numéros d'identification gouvernementaux ;
• les informations requises pour déterminer votre éligibilité à travailler pour nous, y compris les détails de votre visa et de votre permis de travail ;
• les détails de votre éducation, y compris les écoles que vous avez fréquentées et la date à laquelle vous les avez fréquentées, les diplômes, licences, certificats ou autres qualifications éducatives que vous avez obtenus, vos relevés de notes ou dossiers de formation, les références de vos établissements d'études et, le cas échéant, la date prévue d'obtention du diplôme ;
• les résultats de la vérification des antécédents et du screening comme suit :
• pour la France et la Belgique : informations sur les handicaps et autres informations liées à la santé ou informations que vous fournissez dans le cadre d'une demande de logement ;
• pour le Royaume-Uni : informations sur les handicaps et autres informations relatives à la santé, informations que vous fournissez dans le cadre d'une demande de logement, ou informations sur votre race/ethnicité et votre religion ;
• des informations liées au web, telles que des détails techniques sur votre visite de nos services en ligne contenus dans des fichiers journaux ou des données analytiques relatives à votre utilisation et à votre activité sur nos services en ligne. Pour plus d'informations, veuillez vous référer à la Déclaration de confidentialité du site Web sur le site Web d'Analysis Group ; et
• toute autre donnée personnelle que vous avez choisi de partager avec nous dans votre entretien ou votre candidature, votre CV, votre lettre de motivation ou tout autre document justificatif.

Nous pouvons également créer et conserver des dossiers internes susceptibles de contenir des données personnelles vous concernant, telles que des notes d'évaluation d'entretien.

Comment nous utilisons vos données personnelles

Nous pouvons être amenés à utiliser vos données personnelles dans les buts suivants :

• vous fournir des informations sur Analysis Group et vous exposer ce que cela signifie de travailler avec nous ( lorsque vous l'avez demandé, ce qui peut se produire avant que vous n'ayez fait une demande officielle pour travailler avec nous) ;
• vous identifier comme un candidat potentiel et examiner votre candidature à un poste chez nous ;
• vérifier les informations qui nous ont été fournies dans le cadre de votre candidature ou reçues d'autres sources ;
• déterminer votre éligibilité et votre aptitude pour le poste potentiel ou d'autres opportunités chez nous, et vous offrir un emploi chez nous ;
• faciliter le processus de recrutement et le déroulement des entretiens ;
• communiquer avec vous au sujet de la progression de votre candidature ou d'autres opportunités avec nous qui pourraient vous intéresser ;
• évaluer et améliorer la performance et le succès de notre processus de recrutement et d'embauche ;
• mener des enquêtes internes, des audits, la mise en conformité, la gestion des risques, la résolution des problèmes et les opérations de sécurité ;
• remplir les obligations contractuelles envers vous et d'autres tiers ;
• exercer ou protéger nos droits et notre propriété et les droits, la propriété et la sécurité personnelle de notre personnel ou d'autres personnes ; et
• se conformer aux lois, règles, règlements, procédures judiciaires et enquêtes gouvernementales applicables, notamment en matière de déclaration fiscale et d'immigration.

Nous pouvons traiter des données personnelles sensibles dans le but de :

• déterminer la capacité d'un individu à entreprendre les tâches requises dans le cadre d'un poste particulier ;
• répondre aux obligations légales en matière de santé et de sécurité sur le lieu de travail ;
• protéger et défendre nos droits ou notre propriété, et/ou les droits ou la propriété et la sécurité personnelle de nos employés ou d'autres personnes ;
• pour le Royaume-Uni uniquement : enregistrement de l'origine raciale ou ethnique d'un candidat afin de contrôler la conformité d'Analysis Group avec la législation sur l'égalité des chances et/ou la lutte contre la discrimination ; et
• le cas échéant, se conformer aux exigences de la législation.

Veuillez noter que si vous acceptez une offre de notre part, nous pouvons transférer les données personnelles que nous avons recueillies à votre sujet au cours du processus de recrutement et de demande d'emploi dans votre dossier personnel chez nous.  Notre traitement de ces données personnelles sera alors soumis à la Déclaration de confidentialité pour le personnel de l'UE et du Royaume-Uni qui vous sera fournie de manière adéquate.

Le motif du traitement de vos données personnelles

Nous pouvons traiter vos données personnelles aux fins ci-dessus pour les raisons suivantes :

• cela est nécessaire à nos intérêts légitimes ou ceux d'un tiers, ce qui inclut nos intérêts commerciaux dans l'exploitation d'Analysis Group d'une manière durable et professionnelle, conformément à toutes les exigences légales en vigueur, l'exercice ou la défense de prétentions légales, et d'autres intérêts légitimes tels que définis dans la section " Comment nous utilisons vos données personnelles " ;
• elles sont nécessaires à l'exécution d'un contrat avec vous (tel qu'un contrat de travail) ou pour entreprendre, à votre demande, des démarches préalables à la conclusion d'un tel contrat ;
• nous avons votre consentement libre, spécifique et explicite ; et
• cela est nécessaire pour se conformer à nos obligations légales.

Dans la mesure où nous traitons des données personnelles sensibles, nous pouvons nous appuyer sur votre consentement explicite, ou nous pouvons traiter vos données personnelles dans le but de remplir les obligations et d'exercer des droits spécifiques dans le domaine de l'emploi, ou pour établir, exercer ou défendre des revendications légales, ou pour une autre raison d'intérêt public.

Partage de vos données personnelles avec autrui

Aux fins mentionnées dans la présente Déclaration et sur la base des fondements juridiques de traitement énoncés ci-dessus, nous pouvons partager vos données personnelles avec certains tiers, comme indiqué ci-dessous :

• Comme notre groupe de sociétés opère à l'échelle mondiale, nous pouvons partager vos données personnelles avec Analysis Group, Inc. Cela concerne notamment la mise à disposition de fonctions centralisées de recrutement et de ressources humaines.  Dans ce cas, nous agirons en tant que contrôleurs conjoints avec Analysis Group, Inc. Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur notre responsabilité conjointe concernant le traitement de vos données personnelles, merci de nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées dans la section "Nous contacter".
• Dans de nombreux cas, votre potentiel futur supérieur hiérarchique est employé par une autre entité d'Analysis Group, notamment Analysis Group, Inc. (située aux États-Unis) et Groupe D'Analyse Ltée (située au Canada). Ainsi, si la décision d'embauche dépend également de la participation d'un supérieur hiérarchique qui est employé par une autre entité d'Analysis Group, nous pouvons partager vos données personnelles avec cette entité.
• Les agents, sous-traitants et autres prestataires de services peuvent recevoir vos données personnelles lorsqu'il existe une raison légitime pour qu'ils reçoivent vos données personnelles, y compris les tiers lorsque nous les avons mandatés pour nous aider dans le cadre de nos activités de recrutement (tels que les recruteurs externes et les prestataires de contrôle des antécédents). Dans la mesure où nous stockons vos données personnelles sur notre système et pouvons communiquer avec vous par voie électronique, les prestataires de services qui fournissent des services d'hébergement et de communication peuvent également avoir accès à vos données personnelles. Dans la mesure où ces prestataires de services agissent en notre nom, nous veillerons à ce que (i) nous ayons conclu des accords de traitement des données suffisants, et (ii) qu'ils agissent exclusivement conformément à nos instructions ;
• Auditeurs internes ou externes et autres tiers indépendants tels que des avocats ;
• Analysis Group peut divulguer des données personnelles à des tiers lorsque nous en avons l'obligation légale (par un tribunal, un organisme gouvernemental, une autorité chargée de l'application de la loi ou toute autre autorité compétente) ou si nous pensons raisonnablement qu'une telle action est nécessaire pour (i) respecter la loi et les demandes raisonnables des autorités ; (ii) détecter et enquêter sur des activités illégales et des violations de conventions ou de politiques internes ; et/ou (iii) exercer ou protéger nos droits et notre propriété et les droits, la propriété et la sécurité individuelle de notre personnel, de nos visiteurs ou de tiers.

Dans chaque cas, nous veillerons à ce que les données personnelles ne soient divulguées que sur la base de la nécessité d'en connaître.

Transfert de données international

Certaines des données personnelles que nous traitons à votre sujet sont transférées et stockées vers une destination située en dehors du Royaume-Uni et/ou de l'Espace économique européen (" EEE "), y compris aux États-Unis. D'autres transferts pourraient se produire, par exemple, lorsque vos données personnelles sont traitées par du personnel opérant en dehors du Royaume-Uni/EEE et travaillant pour nous ou une autre entité d'Analysis Group, ou lorsque des données personnelles sont traitées par l'un de nos fournisseurs ou vendeurs qui est basé en dehors du Royaume-Uni/EEE ou qui utilise des infrastructures de stockage de données en dehors du Royaume-Uni/EEE.

Dans les cas où un transfert de données vers un lieu situé en dehors du Royaume-Uni/de l'EEE a lieu, cela peut impliquer que les données sont transférées vers un pays dont le niveau de protection de vos données personnelles est moindre.  Ainsi, nous ne transférerons vos données personnelles que sur l'une des bases suivantes afin de garantir que vos données personnelles sont suffisamment protégées:

• lorsque le transfert est soumis à des " mesures de protection appropriées " pour les transferts internationaux qui sont prescrites par la loi applicable (par exemple, des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne et/ou le secrétaire d'État britannique (selon le cas)). Nous avons notamment mis en place des clauses contractuelles types entre les entités Analysis Group situées en France, en Belgique et au Royaume-Uni et l'entité Analysis Group située aux États-Unis ;
• une décision de la Commission européenne et/ou du Secrétaire d'État britannique prévoit que le pays ou le territoire vers lequel le transfert est effectué assure un niveau de protection adéquat. Les transferts de données de notre part à Groupe d'Analyse Ltée au Canada sont notamment couverts par la décision d'adéquation de la Commission européenne concernant la Loi canadienne sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (qui a également été adoptée par le Royaume-Uni) ; ou
• il existe des situations spécifiques où le transfert est autorisé par la loi applicable (par exemple, lorsque nous avons votre consentement explicite ou lorsque le transfert est nécessaire à l'exécution d'un contrat conclu dans votre intérêt).

Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur le transfert de vos données personnelles vers des pays situés en dehors de l'EEE et qui ne sont pas reconnus par la Commission européenne et/ou le Secrétaire d'État britannique comme assurant un niveau de protection adéquat, merci de nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées dans la section "Nous contacter".

Combien de temps vos données personnelles sont-elles conservées ?

Si vous acceptez une offre de notre part, les données personnelles que nous recueillons au cours du processus de candidature peuvent être transférées dans votre dossier personnel et conservées conformément à notre Déclaration de confidentialité pour le personnel en poste dans l'UE et au Royaume-Uni.

Si vous n'êtes pas embauché par Analysis Group et si vous ne réclamez pas la suppression de vos données personnelles, nous conserverons votre candidature et vos données personnelles pendant une période maximale de deux ans, sous réserve d'un accord préalable pour bénéficier d'autres opportunités d'emploi de la part d'Analysis Group.

Dans le cas où vous avez participé à l'un de nos événements de recrutement et accepté de recevoir des informations promotionnelles sur Analysis Group, nous continuerons à traiter vos données personnelles à moins qu'elles ne soient plus nécessaires aux fins pour lesquelles nous avons collecté vos données personnelles ou que vous vous désinscriviez de la réception de ces informations promotionnelles. Veuillez noter que si vous vous désinscrivez de la réception de ces informations promotionnelles, nous continuerons à stocker votre adresse électronique dans une liste de suppression afin de garantir que vous ne recevrez pas d'autres communications promotionnelles.

Cependant, certaines données personnelles seront conservées pour une durée plus longue, par exemple pour se conformer à des obligations légales ou réglementaires, ou pour établir, exercer ou défendre des prétentions légales. Ces données personnelles seront supprimées après l'expiration de la période de rétention applicable. La période de rétention habituelle est de dix (10) ans.

Comment nous protégeons vos données personnelles

Nous mettons en œuvre une variété de dispositifs de protection pour assurer la sécurité de vos données personnelles. Cela inclut diverses mesures techniques et organisationnelles. Nous examinons régulièrement l'efficacité et l'adéquation des mesures mises en œuvre afin de garantir un niveau suffisant de protection des données compte tenu des nouvelles menaces et normes ainsi que de la probabilité et de la gravité variables des incidents affectant vos données personnelles et vos droits et libertés. Lorsque nous mandatons des tiers pour nous fournir des services, nous nous assurons que ces tiers ont également mis en place des mesures de sécurité appropriées.

Cependant, aucun système de sécurité ne saurait être impénétrable, et nous ne pouvons pas garantir la sécurité de nos systèmes à 100 %. Dans le cas où des données personnelles sous notre contrôle seraient compromises à la suite d'une violation de la sécurité, nous prendrons des mesures raisonnables pour enquêter sur la situation et vous informer (si vos données personnelles ont été compromises) et/ou les autorités compétentes en matière de protection des données, le cas échéant.

Vos droits

Vous disposez des droits juridiques suivants sur vos données personnelles :

• d'obtenir un accès aux données personnelles que nous détenons à votre sujet (droit d'accès), ce qui signifie notamment que vous pouvez obtenir :
  • la confirmation que nous traitons ou non vos données personnelles et si tel est le cas :
    • des informations sur les catégories de données personnelles que nous traitons, les finalités pour lesquelles nous traitons vos données personnelles et des informations sur la manière dont nous déterminons les périodes de conservation applicables ;
    • des informations sur les catégories de destinataires avec lesquels nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles ;
    • des informations sur la provenance des données personnelles dans le cas où nous n'avons pas obtenu ces données directement auprès de vous ;
    • des informations sur l'existence d'une prise de décision automatisée et - le cas échéant - la logique utilisée ; et
    • une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet;
  • d'exiger que nous rectifiions et complétions les données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet si ces données sont incorrectes ou incomplètes et ce, sans retard excessif (droit de rectification) ;
  • d'exiger que nous effacions vos données personnelles sans délai excessif dans certaines circonstances, comme lorsque vous avez révoqué votre consentement, le cas échéant, ou lorsque les données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des objectifs pour lesquels elles ont été collectées ou traitées (droit à l'effacement) ;
  • pour nous demander de restreindre nos actions de traitement des données, par exemple lorsque vous souhaitez contester l'exactitude des données personnelles (droit de restriction du traitement) ;
  • de recevoir de notre part les données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet et que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et exploitable par ordinateur, qui permet leur réutilisation et vous permet de transmettre ces données à caractère personnel à un autre responsable du traitement ou de demander le transfert de ces données à caractère personnel à un tiers (droit à la portabilité des données) ;
  • de vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation spécifique, à tout traitement fondé sur nos intérêts légitimes ; toutefois, lorsqu'il existe des raisons impérieuses pour que nous continuions à traiter vos données personnelles, nous les évaluerons et vous informerons si tel est le cas (droit d'opposition).

Veuillez noter que les droits ci-dessus ne sont pas absolus et que nous pouvons être en droit de refuser des demandes lorsque des exceptions s'appliquent ou lorsque les conditions requises pour exercer ces droits n'ont pas été remplies.

Si vous souhaitez exercer l'un de ces droits, merci de nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées dans la section "Nous contacter".

Nous vous invitons à nous contacter en cas de demande ou de problème lié à la protection de la vie privée afin de trouver une solution conjointement. Toutefois, vous avez également un droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle (autorité de protection des données) (droit de déposer une plainte).

Pour certaines activités de traitement, nous pouvons nous fonder sur votre consentement (par exemple, lorsque nous souhaitons vous envoyer des communications promotionnelles). Si nous avons besoin de votre consentement, nous vous en informerons et vous expliquerons quel type de données personnelles nous avons prévu d'utiliser et de quelle manière nous avons l'intention de les utiliser. Vous n'êtes pas tenu de nous donner votre consentement. Lorsque vous nous avez donné votre consentement pour traiter vos données personnelles d'une certaine manière, vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment avec effet pour l'avenir. Veuillez noter que si vous refusez de nous donner votre consentement ou si vous révoquez votre consentement à ce que nous vous envoyions des communications promotionnelles, cela n'aura aucune conséquence négative sur votre candidature à un emploi chez nous. Si vous avez donné votre consentement et que vous souhaitez le retirer, merci de contacter l'équipe en charge du respect de la vie privée à l'adresse AGPrivacy@analysisgroup.com.

Si vous ne souhaitez plus recevoir de communications promotionnelles, vous pouvez utiliser le lien de désinscription contenu dans chacune de ces communications pour ne plus recevoir d'autres e-mails promotionnels. Vous pouvez également nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées dans la section "Nous contacter".

Modifications de cette déclaration

Nous pouvons être amenés à mettre à jour la présente Déclaration de manière ponctuelle. Lorsque nous modifions cette Déclaration de manière substantielle, nous mettons à jour la date de "dernière mise à jour" au début de cette Déclaration et nous vous en informerons de manière adéquate dans la mesure où cela est pertinent pour votre demande. Les modifications apportées à cette Déclaration prennent effet lorsqu'elles sont publiées de manière appropriée.

Nous contacter

Si vous souhaitez poser des questions sur la présente Déclaration ou sur la manière dont nous traitons vos données personnelles, ou si vous souhaitez exercer l'un de vos droits en application de la législation en vigueur, vous pouvez contacter l'équipe chargée du respect de la vie privée à l'adresse AGPrivacy@analysisgroup.com.

 

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